株式会社設立に必要な定款認証は個人でもできる?

column

コラム

株式会社設立に必要な定款認証は個人でもできる?

株式会社の設立には定款を公証人に認証をしてもらう必要があります。
一般的には設立手続きをお願いしている行政書士の先生が定款作成および認証の代理を行っています。
この手続きについて個人で行うことができるのでしょうか?
定款の認証手続きから順番に説明をしていきたいと思います。

1.定款認証について

定款は会社のルールを定めたものです。発起人同士が最初に作成した定款を「原始定款」といい、認証時には発起人全員の同意が必要になります。会社設立後は株主総会の決議を経ないと定款の変更はできません。
このことからも定款は株式会社にとって重要な書面であることが分かります。
この「原始定款」は公証人の認証を受けて初めて効力が生じます。
登記には公証人の認証を受けた定款が添付資料として必要になります。

2.公証人とは?

公証人は公証役場という国の機関で認証業務等を行う公務員です。
公証役場は全国各地にあり、本店所在地を置く管轄の公証役場で認証を受ける必要があります。
たとえば東京都渋谷区に本店を置く場合は、東京都内の公証役場で認証を受ける必要があります。

3.定款の認証を受ける方法

認証を受けるためには、紙か電子のいずれかの方法で定款を作成する必要があります。
おそらくどちらの方法であってもワード等パソコンで原始定款を作成します。
紙の場合は、印刷をして公証役場に持っていきます。
電子の場合は、法務局の「登記・供託オンライン申請システム」より申請を行います。
ここで一つだけ大きな違いがあります。
それは紙の定款には印紙税が4万円かかるのに対して、電子定款には印紙税がかかりません
すなわち電子定款で認証を行うと会社設立費用が4万円安くなることになります。
しかし、電子申請をするには電子証明書、専用のカードリーダー、Adobe等の電子署名ソフトが必要であったりすることから、行政書士の先生にお願いをして代理で申請をしてもらうのが一般的かと思います。

4.公証人との具体的なやりとり

①管轄の公証役場へ電話をします(管轄内であれば、どこでもOK)。
定款の認証をしたい旨を伝えるとFAXで定款(案)を送るよう言われます。
②FAXで定款(案)を送ると公証人が内容を確認して、修正点があれば、どこどこを直すようにと電話がかかってきます。
③ 定款(案)がFIXした段階で申請をすることになります。
紙の定款の場合は、公証人とアポイントを取って、定款を持参して、そこで認証をしてもらいます。電子定款の場合は、「登記・供託オンライン申請システム」より申請を行います。問題なく申請が完了し、公証人も申請の確認ができたところで、アポイントを取って、認証された定款を受け取りに行きます。

5.認証は個人で出来るのか??

長々とお話をしてきましたが、結論としては個人で出来ます。
それは紙の定款であっても、電子定款であっても可能です。
ただ上述のとおり、紙の定款には4万円の印紙、電子定款には電子証明書とカードリーダーが必要になりますので、注意が必要です
個人事業主で確定申告を電子で行っている方などは、電子証明書もカードリーダーもあると思いますし、Adobeの体験版でも可能なので、是非チャレンジしてみてください。